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Manual do Síndico - Secovi

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CAP.1 - ELEGERAM-ME SÍNDICO. E AGORA?
O Condomínio
Utilização
A Convenção do Condomínio
Regulamento
Corpo Diretivo
Assembléia Geral
Orçamento
Despesas
Fundo de Reserva
Documentos e Obrigações do Condomínio
Balancete Mensal

CAP.2 - COMO ESCOLHER E CONTRATAR UMA ADMINISTRADORA

CAP.3 - MANUTENÇÃO PREDIAL
Pontos a serem checados periodicamente
Economizando Energia Elétrica
Economizando Água

CAP.4 - SEGURANÇA DO CONDOMÍNIO
Segurança Patrimonial
Prevenção de Acidentes e Incêndios
Higiene
Seguros

CAP.5 - POLÍTICA DE PESSOAL
Tratamento e Comportamento
Planejamento, Recrutamento e Seleção
Treinamento
Remuneração

CAP.6 - FINAL DA HISTÓRIA



CAP.1 - ELEGERAM-ME SÍNDICO. E AGORA? - Voltar Índice

Numa bela noite, na falta de melhor opção, resolvi descer ao salão de festas do edifício para ver o que exatamente era uma Assembléia Geral.
Havia menos de um ano que eu me mudara para um condomínio, após mais de 30 anos morando em casas. Tudo era novidade.
Sempre ouvi dizer que ser síndico era muito chato, causava aborrecimentos, indisposição com os demais condôminos, problemas com a administradora e chamadas pelo interfone nos horários mais inconvenientes para tratar de assuntos, na maioria das vezes, pessoais ou nada importantes. Isso quando não aparecia alguém levantando suspeitas sobre as prestações de contas ou queixando-se do aumento no valor do condomínio.
Tudo ia bem até que a reunião "empacou" em um item da pauta: eleição do síndico, sub síndico e conselho.
O então síndico, após três mandatos, estava se mudando para outra cidade. Posteriormente, soube que a razão dos três mandatos foi a absoluta falta de interessados em substituí-lo.
Após muitas consultas, discussões, apelos, etc., todos se voltaram para mim com ares de "você é nossa última esperança."
Tentei esquivar-me, mas a "falta de experiência" fez com que não soubesse arrumar uma boa desculpa e acabei sendo eleito por aclamação. Nem meu nome meus vizinhos sabiam, mas eu era o novo síndico do Edifício Paraíso.
Subitamente a reunião terminou e uns poucos vizinhos desejaram-me boa sorte. Meu antecessor disse que me entregaria todos os documentos e que, qualquer coisa, era só falar com o zelador ou com a administradora. Mudou-se dois dias depois.
Voltei para o meu apartamento e aproveitei o intervalo da novela para contar a novidade. Minha esposa levou as mãos à cabeça. Minha sogra não conseguiu esconder um arzinho de sádica. Apenas o caçula sentiu-se importante na condição de filho do síndico.
No dia seguinte, contei a um colega de serviço o que me acontecera. Após brincar comigo, disse: "Não há com o que se preocupar. Você é uma pessoa inteligente, equilibrada e verá que com alguma orientação, o encargo assumido será bem mais suave do que andam dizendo". Em seguida deu-me um cartão onde li "SECOVI-SP - O Sindicato da Habitação". Despediu-se dizendo: "ligue e você receberá a orientação necessária". Foi o que fiz. Dois dias depois recebi, pelo correio, o seguinte texto:

O CONDOMÍNIO
A palavra condomínio significa "propriedade comum". Viver em condomínio exige um espírito diferente, uma vez que existem áreas de domínio e áreas privativas. O direito de uso da área comum e a obrigação de conservar o que é de todos são condições básicas para vida em condomínio. Em termos de propriedade, a cada área privativa corresponderá uma fração de ideal da área comum.
Todos os condôminos devem contribuir para suas despesas, além de acatar a Convenção, Regulamento Interno e decisões da Assembléia.

UTILIZAÇÃO
Todos os participantes de um condomínio utilizam espaços e equipamentos comuns, tais como "hall" social, salão de festas, piscinas, etc. Mesmo nas áreas privadas, a liberdade do morador, embora muito maior, não é total, visto que não poderá afetar a liberdade de outro.
Em tese tudo é muito simples. Porém, na hora do impasse, é típico do ser humano defender seus próprios interesses, que nem sempre correspondem aos dos condomínio.
Visando disciplinar os direitos e os deveres de cada um, bem como a vida em condomínio, existem três documentos básicos: a Lei do Condomínio (Lei n.º 4591/64), comum a todos; a Convenção do Condomínio (uma espécie de "constituição"); e o Regulamento ou Regimento Interno, estes últimos específicos para cada prédio.
Boa parte da função do síndico consiste em exigir a correta utilização das áreas de um condomínio, através do fiel cumprimento da Convenção e do Regulamento, além de cuidar dos reparos necessários à sua conservação.

A CONVENÇÃO DO CONDOMÍNIO
É o conjunto dos direitos e obrigações, registrado no Registro de Imóveis, que regulamenta o comportamento e o rateio de despesas dos condôminos, estabelecendo normas de utilização tanto nas áreas privativas como nas de uso comum, visando resguardar, em benefício de todos, o patrimônio condominial e a moralidade no ambiente.

PRINCIPAIS ITENS :
· elaboração do Regulamento Interno; forma de escolha e destituição do corpo diretivo;
· prazo, quorum e formas de convocar assembléias;
· forma das contribuições para despesas;
· forma de alteração da convenção;
· atribuições do síndico;
· como utilizar os objetos e serviços comuns;
· forma e prazo das aprovações das contas;
· forma de administrar e movimentar o numerário;
· certas proibições, como alteração da fachada e utilização das unidades contrariando a finalidade do prédio.
A Convenção, para ser aprovada ou modificada, exige o voto de no mínimo 2/3 das frações ideais de condôminos que compõe o condomínio.
Todos devem obediência à Convenção que, por sua vez, não pode contrariar a Lei n.º 4591/64, conhecida como a Lei do Condomínio.

REGULAMENTO
É o conjunto de normas e procedimentos referentes ao comportamento e à conduta dos moradores e freqüentadores, disciplinando o uso das áreas comuns e solucionando os problemas mais corriqueiros do condomínio, apresentando inclusive, penalidades aos infratores. O Regulamento Interno não pode contrariar a Convenção, sob pena de nulidade.
O Regulamento Interno normalmente consta da própria Convenção ou é redigido posteriormente. Sendo feito em documento separado, deve contar com a colaboração não só dos proprietários dos apartamentos, como também dos compromissários compradores, cessionários e promitentes cessionários. Pode ser aprovado através de Assembléia Geral, todavia obedecendo o quorum previsto na Convenção, se a mesma estipular.
A Convenção e o Regulamento, com o tempo, tendem a desatualizar-se. O condomínio pode, e deve, promover revisões periódicas nesses textos de modo a garantir-lhes eficácia.

CORPO DIRETIVO
O corpo diretivo é composto de síndico, sub-síndico e conselho consultivo.
Esse tripé permite inúmeras vantagens. O síndico, que não é de ferro, também tem direito a férias. Assim, o sub-síndico assume imediatamente o seu papel, respondendo oficialmente pelas funções específicas.
SÍNDICO é o representante legal do condomínio, em juízo ou fora dele, exercendo a administração do condomínio assessorado pelo conselho consultivo e sub-síndico, todos eleitos pela Assembléia Geral.
O síndico pode ser condômino ou pessoa física ou jurídica estranha ao condomínio, salvo disposição contrária na Convenção. Será eleito pela forma e prazo previstos na mesma, sendo que seu mandato não pode exceder a dois anos, permitida a reeleição.

AS ATRIBUIÇÕES DO SÍNDICO
· exercer a administração interna do prédio, referente à vigilância, moralidade e segurança
· representar o condomínio em Juízo ou fora dele, defendendo os interesses comuns;
· selecionar, admitir e demitir funcionários fixando-lhes os salários de acordo com a verba do orçamento do ano, respeitando o piso salarial da categoria, com data base em outubro de cada ano;
· aplicar as multas estabelecidas na Lei, na Convenção ou no Regulamento Interno;
· prestar contas somente na assembléia;
· guardar toda documentação contábil dentro do prazo da lei;
· arrecadar as taxas condominiais;
· proceder à cobrança executiva contra os devedores;
· escolher empresas prestadoras de serviços ou terceiros para execução das obras que interessem ao edifício, desde que aprovadas por assembléia;
· contratar o seguro contra incêndio;
· convocar assembléia geral ordinária e extraordinária;
· comunicar aos condôminos, nos oito dias subsequentes à assembléia, o que foi deliberado;
· praticar os atos que lhe atribuírem a Lei do Condomínio, a Convenção e o Regimento Interno.
O síndico terá direito a remuneração se estiver previsto em Convenção, ficando determinado, na Assembléia que o eleger, se ficará isento da taxa do condomínio ou se receberá algum tipo de honorário, lembrando sempre que o mesmo não é funcionário do condomínio, muito embora possa contribuir para a previdência social individualmente.
SUB-SÍNDICO é o representante, eleito por assembléia, que tem como função substituir o síndico. Alertamos para uma análise da Convenção nesse aspecto, pois nem todas prevêem o cargo de sub-síndico.
CONSELHO CONSULTIVO é o órgão de consulta e assessoramento do síndico, composto por três condôminos, com mandato que não poderá exceder a 2 anos, permitida a reeleição.
É muito importante a existência do conselho, pois, além de deliberar e opinar sobre os problemas do condomínio, "fiscaliza" a atuação do síndico. Portanto, o síndico estará salvaguardado em sua imagem, visto que todas as despesas são acompanhadas por um conselho que vê, antes de tudo, os reais interesses dos condôminos, avaliando gastos, necessidades, capacidade de pagamento dos moradores no caso de benfeitorias, entre outras medidas.

ASSEMBLÉIA GERAL

Assembléia Geral é o fórum deliberativo onde os principais temas de interesse do condomínio devem ser discutidos para tomada de decisões.
O síndico não deve realizar Assembléias apenas para cumprir a lei. Deve, isto sim, tirar grande proveito dessas reuniões, procurando torná-las atrativas. Para tanto, aqui vão algumas dicas:
· planeje e discuta com o Conselho o conteúdo da Assembléia;
· divulgue exaustivamente e procure obter o compromisso da presença dos condôminos;
· tenha sempre em mãos a Convenção e o Regulamento para eventuais consultas;
· conduza a reunião de modo a não se desviar dos assuntos pautados;
· exponha com clareza os assuntos da pauta e procure ouvir várias opiniões antes de colocá-los em votação.
Existem dois tipos de Assembléias: Assembléia Geral Ordinária - AGO e a Assembléia Geral Extraordinária - AGE.

ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA - A Lei do Condomínio obriga a realização, pelo menos uma vez por ano, da Assembléia Geral Ordinária - AGO, salvo disposição contrária na Convenção do Condomínio.
Deve ser votado ou deliberado na AGO o orçamento das despesas de conservação e manutenção do edifício para o exercício seguinte: prestação de contas feita pelo síndico, referente ao exercício anterior para aprovação ou não; e eleição de síndico, se for o caso.

ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA - A Assembléia Geral Extraordinária - AGE serve para tratar assuntos de interesse do condomínio, não previstos nas agros. Serão realizadas sempre que a ocasião assim o exigir, especialmente quando o tema não puder aguardar a realização da AGO para decisão.
Pode ser deliberado numa AGE despesas extras, obras, benfeitorias, modificação da Convenção e quaisquer assuntos de interesse geral e imediato do condomínio.
Para a convocação de uma Assembléia Geral (AGO ou AGE) deve ser feito edital constando data, horário, local da reunião, ordem do dia e um resumo da matéria a ser deliberada. O prazo para convocação é o previsto na Convenção do Condomínio; caso a mesma seja omissa, aconselha-se um prazo de 10 (dez) dias de antecedência.
Ao término da reunião, deve ser elaborada uma ata e coletadas assinaturas do presidente e do secretário. Se não for possível no mesmo dia, faça-a logo no dia seguinte. Não deixe decorrer muito tempo entre a reunião e a lavratura da ata.

ELEMENTOS ESSENCIAIS :
· dia, mês, ano e hora da assembléia, por extenso;
· local da assembléia;
· número de condôminos presentes identificando-os;
· presidência dos trabalhos;
· pessoa que secretariou os trabalhos;
· ordem do dia;
· deliberações;
· encerramento;
· assinatura dos condôminos presentes.
O síndico deverá mandar a todos os condôminos cópia da ata no prazo de 8 (oito) dias subsequentes à realização da Assembléia.
É interessante estipular uma outra data para a reunião de síndico, sub-síndico e conselho para avaliação permanente do condomínio. Essa data pode, inclusive, ser antecipada aos condôminos. Assim, semanal ou quinzenalmente - e independente de AGE ou AGO - os moradores saberão que a reunião acontece tal dia, a tal hora e em tal local. Portanto, se tiverem queixas, problemas ou sugestões, podem centralizá-los nessas ocasiões, aliviando a carga do síndico em contatos diários, muitas vezes para tratar de assuntos irrelevantes e que podem comprometer as AGO ou AGE.
Nesse sistema, a participação está aberta a todos, digamos, nos quinze minutos iniciais de cada reunião.

ORÇAMENTO
Todo o condomínio deve ter uma previsão orçamentária, ou seja, quanto pretende gastar com cada elemento ou item de despesa.
O síndico tem obrigações quanto à previsão orçamentária, devendo planejar o orçamento para obtenção da previsão de despesas e receita, apresentando-as para discussão e aprovação em Assembléia Geral.
Em razão do regime de inflação elevada é difícil elaborar uma previsão duradoura. Assim, ou a previsão é feita por um período pequeno ou a Assembléia autoriza o síndico e o conselho a reajustar periodicamente o orçamento, dentro de parâmetros bem definidos. Exemplo: variações do IGP/M da FGV, etc.
Com base na previsão orçamentária é feito o rateio das quotas condominiais. Em seguida, emitem-se os recibos e controlam-se os pagamentos.

ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
· tome por base o consumo de meses anteriores;
· troque informações com síndicos de prédios vizinhos, preferencialmente do mesmo porte do seu;
· se a proposta for elaborada pela administradora, peça-a cinco dias antes da Assembléia para examiná-la atentamente;
· apresente e discuta a proposta previamente com os conselheiros;
· faça chegar aos condôminos cópias da proposta a ser votada juntamente com o edital de convocação da Assembléia;
· preveja uma margem de segurança em torno de 10% para que o caixa não fique negativo em virtude de pequenas flutuações na economia (para grandes flutuações não há previsão que resista);
· se possível, realiza mapas comparativos, ou seja, coleta de três orçamentos, de diferentes empresas, para a realização de determinada obra ou serviço.

DESPESAS
São os gastos que um condomínio tem, dividido em despesas ordinárias e extraordinárias.
As despesas ordinárias são as consideradas rotineiras, necessárias à manutenção do condomínio, as quais são respondidas por todos os condôminos, incluindo os locatários:

PESSOAL
salários
férias
13º salário
rescisões contratuais de trabalho

ENCARGOS SOCIAIS
INSS
FGTS
PIS
INSS de terceiros (autônomos)

CONSUMO
água
luz e força
gás
telefone

MANUTENÇÃO/CONSERVAÇÃO
elevadores
bombas
portões automáticos
interfones
piscina
jardim
antena coletiva
recarga de extintores

ADMINISTRATIVAS
honorários da administradora
impressos, xerox, correio
isenção do síndico

MATERIAIS
de limpeza
peças de reposição
uniformes

SEGURO
Despesas extraordinárias são os gastos imprevistos e os gastos com benfeitorias, ambos nas áreas de uso comum:

EMERGÊNCIA
vazamentos
entupimentos
quebra de bombas d'água
elevadores
demais equipamentos

BENFEITORIAS
reformas
aquisição de equipamentos

FUNDO DE RESERVA
É possível prever no orçamento um saldo credor destinado a DESPESAS IMPREVISTAS, pois a Convenção determina que 5% ou 10% do total arrecadado mensalmente sejam contabilizados na conta FUNDO DE RESERVA, estabelecido na Lei do Condomínio.
A constituição do FUNDO DE RESERVA é de responsabilidade, em princípio, do proprietário. Caso haja necessidade de reposição total ou parcial do Fundo de Reserva, devido à utilização no custeio ou complementação das despesas ordinárias do condomínio, a responsabilidade também é do locatário, salvo se referente a período anterior ao início da locação. É de se lembrar que a Lei do Condomínio determina a não utilização do Fundo de Reserva para pagamento de despesas ordinárias.
O FUNDO DE RESERVA deve ser fixado quando da aprovação do orçamento, estabelecido de acordo com as condições financeiras do condomínio. Alguns condomínios criam o fundo de reserva para o pagamento de ações trabalhistas.
O síndico deve fazer aplicação financeira em nome do condomínio, com aprovação do conselho consultivo ou pela Assembléia Geral, para maior segurança. Para movimentação da aplicação é aconselhável a assinatura do síndico e do presidente do Conselho.
Se a quantia do fundo de reserva for insuficiente para o pagamento de alguma despesa extraordinária, o valor deverá ser rateado entre os proprietários de cada unidade.

DOCUMENTOS E OBRIGAÇÕES DO CONDOMÍNIO
Num condomínio existem documentos de caráter legal, fiscal e pessoal (empregados). O síndico é responsável pela guarda dos documentos legal e fiscal durante 5 anos e dos documentos referentes a pessoal (empregados) pelo período de 30 anos.

LIVROS - O condomínio também deve ter LIVROS, quais sejam:
Livro de Atas das Assembléias
Livro de Presença dos condôminos nas Assembléias
Livro do Conselho Consultivo
Esses livros devem apresentar termos de abertura e de encerramentos, assinados e rubricados.

DECLARAÇÃO DE IMPOSTO DE RENDA DO CONDOMÍNIO - Para efeitos fiscais o condomínio não é considerado pessoa jurídica, sendo dispensada a declaração de imposto de renda.

CADASTRO GERAL DOS CONTRIBUINTES - CGC - De Acordo com a Instrução Normativa da Secretaria da Receita Federal n.º 87, de 24.08.84, os condomínios que auferirem rendimentos de capital ou que pagarem rendimentos sujeitos a retenção na fonte estão obrigados à inscrição no CGC, apresentado os seguintes documentos:
Convenção do Condomínio registrada em Cartório;
Ata da Assembléia que elegeu o síndico;
Ficha de Inscrição Cadastral - FIC, que pode ser adquirida em papelaria;
Xerox do CIC do responsável (síndico) que assinar a FIC;
Dar entrada da FIC, devidamente preenchida, em agência da Receita Federal na jurisdição à qual pertence o condomínio.

CADASTRO DE CONTRIBUINTE DO MUNICÍPIO - CCM - O condomínio residencial não é obrigado a se inscrever no Cadastro de Contribuinte do Município de São Paulo - CCM.

PREVIDÊNCIA SOCIAL - INSS - O Decreto n.º 611, de 21.07.92, que regulamenta os benefícios da Previdência Social, em seu artigo 8º, parágrafo único, letra "b", permite, ao síndico, facultativamente, filiar-se à Previdência Social. Assim, aquele síndico que não contribui para a Previdência Social pode, desde 22 de julho de 1992, se inscrever como contribuinte. Não será empregado do condomínio, mas poderá contribuir para ter uma aposentadoria e todos os benefícios dela decorrentes no futuro. Esta despesa deverá ser custeada pelo próprio síndico ou, no caso a assembléia geral dos condôminos aprove esse ônus, poderá ser reembolsado pelo condomínio.

PRESTAÇÃO DE CONTAS
Terminado o mês, a administradora (ou o síndico) deve apresentar um balancete de contas detalhado, referente ao mês anterior. Todos os documentos comprobatórios deverão ter o visto do síndico e a pasta deverá ser analisada pelos membros do conselho.
A pasta conterá também informações sobre quotas em atraso, multas recebidas, saldos bancários, saldos em poupança, posição do fundo de reserva, da conta benfeitorias, etc.
Um resumo, de no máximo duas folhas, deverá ser enviado a cada condômino.

DICAS
se sobrar espaço na folha de prestação de contas (resumo), transcreva algum item do Regulamento ou da Convenção ou envie alguma mensagem de utilidade para o condômino ou edifício;
não fixe em quadro de avisos relação de condôminos em atraso. Negocie pessoalmente, via administradora, por meio de advogado, etc., mas não exponha o devedor ao ridículo (previsto no Código de Defesa do Consumidor). Nos demonstrativos relacione somente o número do apartamento devedor.

CAP.2 - COMO ESCOLHER E CONTRATAR UMA ADMINISTRADORA - Voltar Índice

O síndico pode contratar pessoa física ou jurídica para auxiliá-lo em suas funções. Devido à complxidade dessas, é recomendável que o faça, pois às vezes, o barato sai caro, ou seja, deixar de contratar para economizar algum dinheiro pode custar muito mais caro, se houver algum erro ou omissão.
O síndico deverá convocar Assembléia apresentando algumas propostas, relacionando tipo de prestação de serviços, honorários cobrados e prazo do contrato.
Contudo, uma administradora deve ser bem escolhida, para que ela, em vez de solução, não seja um problema a mais. Aqui vão alguns cuidados ao escolher uma administradora:

» peça proposta para três ou quatro empresas;
» consulte empresas indicadas por síndicos ou condôminos satisfeitos;
» leia com atenção o contrato a ser assinado, o rol de serviços prestados, etc.;
» desconfie dos honorários muito baixos;
» peça uma lista de prédios administrados, com nome e telefone dos síndicos, e ligue para alguns;
» visite a empresa entes de contratá-la;
» verifique com quem a empresa trabalha (bancos, fornecedores), seu capital social, quem são seus proprietários, se tem sede própria, etc.;
» verifique a rescisão contratual prevista;
» discuta com o conselho antes de se decidir por esta ou aquela empresa;
»opte por empresas com boa administração de recursos humanos, que tenha bons profissionais treinando periodicamente os funcionários dos edifícios;
» verifique se a empresa opera pelo sistema de conta pool, em que o dinheiro do condomínio fica na conta bancária da administradora, ou pelo sistema de conta bancária própria para cada condomínio. Por este último, os moradores passam a ter acesso aos extratos bancários, o que facilita o controle da aplicação dos recursos;
» verifique se o balancete é feito em bases correntes (de 1 a 30/31 de cada mês), de modo a coincidir com a movimentaçào finenceira do condomínio. Esse expediente também facilita o controle dos recursos;
» analise os pequenos detalhes do contrato. Exemplos: número de assembléias a que a administradoracomparece por ano sem cobrar (há empresas que cobram sempre); sistema de cobrança de condôminos atrasados (se tem advogado próprio, se é obrigatório recorrer ao advogado da adminiostradora); sistema empregado para compra de materiais (se permite que moradores apresentem orçamentos ou indiquem empresas);
» observar se no contrato há cláusula especificando que a administradora é responsável pelo pagamento de multas ou despesas extras decorrentes de seus erros. Exemplo: se não recolher o FGTS dos funcionários ou qualquer outro encargo ou tributo no prazo, deve arcar com as multas;
» solicitar um modelo de balancete da administradora;
» verificar se a administradora assessora o síndico na contratação de serviços do prédio, como colocação de PABX, antena parabólica, pintura;
» checar se a taxa de administração é aplicada sobre a despesa ou a receita e avaliar o que seria mais conveniente para o prédio. O fundamental é que não incida sobre receitas ou despesas extraordinárias, tais como pintura externa do prédio, troca de elevadores, etc.;
» verificar se a administradora cobra "décimo terceiro salário"; dê preferência a uma administradora assossiada ao SECOVI-SP.

A administradora deve ser de confiança do síndico, podendo ser destituída no momento em que não mais existir tal confiança, mediante aviso-prévio de 30 (trinta) ou 60 (sessenta) dias, conforme constar do contrato.

CAP.3 - MANUTENÇÃO PREDIAL - Voltar Índice

Um dos assuntos mais importantes em um condomínio é justamente a manutenção tanto no que concerne ao perfeito funcionamento de todos os equipamentos, como na preservação do valor patrimonial do imóvel.
Recomenda-se ao síndico que mantenha sob contrato de manutenção todos os equipamentos imprescindíveis, tais como elevadores e bombas. Os fabricantes costumam oferecer treinamento básico aos zeladores.
Quem responde civilmente por acidentes causados por mau funcionamento dos equipamentos é o condomínio, devendo indenizar as pessoas acidentadas. A conservação dos equipamentos constitui obrigação permanente do síndico. Provada sua culpa ou desinteresse (negligência), cabe a ele inteira responsabilidade criminal no caso de danos causados a condôminos ou a terceiros. Fica para o condomínio a responsabilidade civil.
As administradoras devem, por ocasião da visita periódica de inspeção, preencher um "check list", que será enviado ao síndico com as providências recomendáveis.

PONTOS A SEREM CHECADOS PERIODICAMENTE
Elevadores, bombas, interfones, portões automáticos, antenas coletivas, gerador, iluminação de emergência, minuterias, hidrantes, extintores de incêndio, luz piloto, pára-raios, filtros de piscina, equipamento de sauna, jardins, equipamentos de segurança, etc.
Recomenda-se que o zelador verifique constantemente esses itens e informe o síndico e administradora sobre quaisquer irregularidades.
Além desses pontos, deve-se observar também o desgaste aparente do edifício em itens como rejuntamento de pisos e pastilhas, vazamentos de água, queima de lâmpadas e fusíveis, fixação de corrimão, degeneração de pintura, escoamento de águas pluviais (telhados, calhas), etc.
É muito útil uma relação com nome e telefone das empresas contratadas para manutenção, bem como alguns fornecedores próximos ao prédio para o caso de emergência.
Telefones úteis como bombeiros, polícia, gás, eletricidade. Empresas de Comunicação e hospitais mais próximos também devem estar ao alcance do síndico e do zelador para as emergências.
O dinheiro aplicado em MANUTENÇÃO pode ser considerado em investimento e não necessariamente uma despesa. Contudo, alguns cuidados com o consumo podem ajudar o condomínio a economizar dinheiro e, consequentemente, reduzir as quotas condominiais. Por exemplo:

ECONOMIZANDO ENERGIA ELÉTRICA
» mantenha acesa apenas as luzes necessárias, especialmente nas garagens;
» se seu prédio não tiver, instale minuterias nas escadas;
» acompanhe o consumo mensal em quilowatts;
» quando houver dois ou mais elevadores num mesmo "hall", instrua os condôminos e empregados a chamar apenas um;
» estabeleça horários para iluminação da sala de estar no térreo , quadras esportivas, salões de jogos, etc.;
» use o tipo adequado de lâmpadas, e jamais permita que os jardins e "halls" sociais fiquem excessivamente escuros, pois, além de entristecer o edifício, prejudica a segurança.
Obs.: Existem minuterias individuais (só do próprio ambiente) e exitem tipos de lâmpadas que consomem até 1/4 de energia com a mesma luminosidade.

ECONOMIZANDO ÁGUA
» não deixe o faxineiro fazer da mangueira uma vassoura;
» verifique vazamentos, goteiras, etc.;
» acompanhe o consumo mensal em m3;
» solicite aos condôminos reparos urgentes nos problemas das respectivas unidades, principalmente das descargas velhas ou obsoletas;
» inscreva seu condomínio no Cadastro de Tarifa Econômica da Sabesp, apresentando os seguintes documentos: planta do edifício aprovada pela Prefeitura do Município, ou Convenção do condomínio, ou Declaração do Síndico relacionando a quantidade de apartamentos existentes no edifício, xerox da ata de eleição do síndico e a última conta de água paga. Esses documentos devem ser entregues na Regional de atendimento do bairro em que está localizado o condomínio.

CAP.4 - SEGURANÇA DO CONDOMÍNIO
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Toda segurança é perfeita até o dia em que falha! Este deve ser o lema, não apenas do síndico e zelador, mas de todos condôminos e empregados.
A Segurança deve ser dividida em dois tópicos, para melhor abordagem do problema: patrimonial e prevenção de acidentes e incêndios.

SEGURANÇA PATRIMONIAL
Em função de suas características, cada prédio deve estudar o que melhor lhe convém, proporcionando maior segurança ao condomínio. Relacionamos algumas orientações:

DO SÍNDICO PARA COM OS EMPREGADOS
solicitar informações pessoais (certidões negativas dos Distribuidores Cíveis - Fórum - e da Polícia) de quem irá trabalhar nos apartamentos e no prédio;
obrigar o uso de crachás pelos empregados do prédio;
manter na portaria fichas dos empregados dos apartamentos com nome, número de documentos, foto e determinações especiais dos patrões;
os candidatos devem ser atendidos na portaria, nunca subir no apartamento;
não é aconselhável o porte de armas para os vigias e nem uniformes ostensivos, pois muitas vezes eles se tornam "presas fáceis" para o bandidos, além de poderem causar acidentes dentro do condomínio;
os vigias devem usar: bloco com números de telefones úteis, caneta e ficha telefônica, na falta de uma linha direta;
zeladores e porteiros bem preparados são a melhor segurança.

ORIENTAÇÕES AO ZELADOR E PORTEIRO
não permitir a entrada de entregadores de pizzas, flores, compras, vendedores, etc., pois os assaltantes se disfarçam e entram com o consentimento do morador;
após exigir a identificação dos empregados de concessionárias de serviços (Telesp, Sabesp) o zelador ou o porteiro deve confirmar com o morador o defeito antes de sua entrada;
confirmar também, por telefone, se o empregado realmente é da concessionária;
o zelador deve acompanhar o empregado da concessionária até o apartamento;
permitir a entrada de estranhos no prédio somente quando autorizados pelo morador;
quando houver algum apartamento a ser locado ou vendido, o zelador ou o porteiro deve exigir a presença do corretor ou do proprietário do apartamento antes de permitir a entrada ao prédio;
observar se o carro ao entrar na garagem é realmente de morador, redobrando a atenção à noite.

UTILIZAÇÃO
crachás para identificar prestadores de serviços;
telefone na portaria e um sistema de alarme que toque em algum prédio vizinho;
equipamentos auxiliares compatíveis com seu prédio: alarmes, sensores, circuitos de TV, vigias com rádios transmissores e receptores, etc.;
caso o condomínio não tenha condições da aquisição de algum equipamento, é aconselhável manter boa iluminação nos locais de acesso ao prédio, portões eletrônicos nas garagens, espelhos côncavos nas portarias para melhor visão dos visitantes, vigilância nas escadarias e garagens dos prédios, orientação aos vigias e porteiros sobre a vigilância adequada , cartões de identificação para os veículos dos condôminos terem acesso às garagens, interfone para contato entre o porteiro e o morador, uma linha telefônica na portaria para o porteiro ou vigia ter um acesso mais rápido com a polícia;
correntes e cadeados grandes nas bicicletas e motos;
como é proibido reter documentos, é aconselhável exigir apresentação do mesmo, anotando num livro nome, número e apartamento que o visitante irá, não esquecendo de verificar a autenticidade;
manter ficha cadastral com dados de todos os moradores e funcionários, possibilitando sua rápida localização e/ou dos familiares em caso de emergência.

DOS CONDÔMINOS
acatar as instruções dadas aos zeladores e porteiros quanto aos itens de orientação aos mesmos;
ao entrar no prédio com o carro, verificar se há outro veículo atrás do seu e se os ocupantes são moradores do edifício;
não abrir a porta do apartamento em hipótese alguma se não autorizou a entrada de alguém, mesmo que o porteiro ou o zelador esteja do lado de fora, insistindo;
orientar os filhos para não comentar o que seus pais fazem, quanto ganham, bens que possuem, horários que saem e chegam, até mesmo em bares, lanchonetes, danceterias, pois existem os chamados ladrões "lights", que mais parecem proprietários do imóvel, os quais procuram fazer amizades freqüentando tais locais para pesquisa de nome, endereço, etc., planejando um futuro assalto, roubo e seqüestro;
desconfie da empregada doméstica muito eficiente que aceita baixo salário;
pode-se solicitar Atestado de Antecedentes na Delegacia de Polícia Civil da Região, ou na Delegacia Especializada em Falsas Domésticas.

PREVENÇÃO DE ACIDENTES E INCÊNDIOS
A legislação exige que um edifício possua equipamentos de proteção contra incêndio, tais como iluminação de emergência para facilitar a sinalização de escape, hidrantes, extintores por metro quadrado, pára-raio, corrimão, caixa d'água de acordo com a área e população do prédio, rede elétrica em perfeito estado, etc.
O síndico não só pode como deve chamar o Corpo de Bombeiros para verificação e orientação da segurança do prédio, uma vez que ele é o responsável pela manutenção dos equipamentos, para que estejam sempre operantes e ativados.
Alertamos sobre os procedimentos do síndico com relação aos equipamentos:
porta corta-fogo (não deve ser trancada com cadeado);
os equipamentos devem estar em perfeitas condições;
formação de brigada de incêndio;
extintores e mangueiras de incêndio com revisão periódica;
pára-raio com revisão no sistema uma vez por ano;
revisão na instalação da rede elétrica;
revisão periódica nos butijões de gás;
revisão periódica na rede de gás canalizado;
revisão e cuidados com os elevadores;
pessoal treinado e habilitado para operar os equipamentos; e zelar pelos mesmos, formando brigada de incêndio;
proibir depósito de volumes em frente a hidrantes;
exija do zelador e de cada condômino o correto armazenamento de substâncias inflamáveis, gás, etc.

HIGIENE
A preocupação com a higiene deve ter a mesma importância da segurança, ainda mais na utilização das áreas comuns. Aqui vão algumas dicas:
faça exame médico periódico dos empregados;
exija que o condômino comunique, por escrito, a existência de morador portador de moléstia contagiosa grave. Se possível, coloque esta exigência no Regulamento, não para discriminar o paciente, mais sim para não expor os demais ao perigo de contágio;
providencie a limpeza semestral das caixas de água por meio de empresas especializadas;
providencie dedetização das áreas comuns e proponha aos condôminos a mesma atitude em suas unidades;
exija a limpeza periódica das fossas, quando for o caso;
exija cuidados especiais com produtos de limpeza tóxicos ou abrasivos, bem como ácidos e demais substâncias que possam causar irritação à pele;
exija dos faxineiros a utilização de botas e luvas de borracha quando manusearem tais produtos;
exija do zelador ou da empresa de manutenção de piscinas a exata qualidade da água;
mantenha no prédio produtos para curativos e primeiros-socorros que deverá ficar na portaria.
Obs.: existem aparelhos automatizados que dispensam produtos químicos para as piscinas.

SEGUROS
O síndico é responsável pela contratação de seguro contra incêndio e outros sinistros, abrangendo todas as unidades, partes e objetos comuns, computando-se o prêmio nas despesas ordinárias do condomínio.
O prazo para contratação é de 120 dias após o "habite-se". Caso contrário, o condomínio ficará sujeito à multa mensal equivalente a 1/12 do imposto predial cobrado pela Prefeitura.
TIPOS DE APÓLICES DE SEGUROS
responsabilidade civil do condomínio;
incêndio, raio e explosão;
quebra de vidros e espelhos;
morte e invalidez de empregados;
responsabilidade civil por guarda de veículo;
danos elétricos;
vendaval;
impacto de veículos terrestres;
roubo de bens de moradores;
incêndio de bens de moradores;
desmoronamento;
tumultos e greves;
roubo de bens do condomínio;
portões eletrônicos;
assalto e seqüestro;
projétil perdido.
O seguro de um edifício deve ser feito com base em valores reais, em função dos custos de reconstrução e nunca do preço comercial do edifício. Se o seguro for com valor inferior ao real, o síndico, em caso de sinistro, poderá ser responsabilizado civil e criminalmente pela contratação.
A Susep (Superintendência de Seguros Privados) permite que haja desconto na apólice para o seguro de incêndio. Negocie o valor e exija que o desconto venha discriminado em favor do condomínio.

CAP.5 - POLÍTICA DE PESSOAL - Voltar Índice

TRATAMENTO E COMPORTAMENTO
O treinamento de funcionários tem influência decisiva sobre a forma como tratam e como são tratados pelos condôminos.
A autoridade do zelador é algo que deve ser devidamente cuidada pelo síndico, pois é ele quem acompanha a rotina, o dia-a-dia do condomínio. Disso depende a ordem, visto que o zelador, perante os condôminos, deve ter o poder de tomar providências diversas.

PLANEJAMENTO E RECRUTAMENTO
A quantidade de empregados que um condomínio deve ter é proporcional ao tamanho e a complexidade do edifício.
Ter menos empregados que o ideal, em vez de economia, traz custos adicionais com horas extras, além de prejudicar e comprometer a manutenção e a limpeza. A "economia" pode transformar-se em prejuízo.
Uma boa administradora fará o trabalho de recrutamento e uma pré-seleção dos candidatos. Contudo, o síndico deve entrevistá-los, principalmente no caso de zelador. Procure informar-se sobre os empregos anteriores, o tempo médio de permanência em cada emprego, os motivos de saída, etc. Não tenha pressa em contratar visto ser a pressa inimiga da perfeição.
Evite porteiros e faxineiros que residam muito longe do edifício, pois será ruim para ambas as partes.
No caso do zelador, indagar se ele tem conhecimentos gerais sobre elevadores, extintores de incêndio, filtros de piscinas, eletricidade e hidráulica elementar.
Contrate sempre por um período de experiência e observe o desempenho antes de efetivá-lo. Não forneça o apartamento (residência) antes de completar os 90 (noventa) dias de experiência.
Fazer alguns testes também é uma forma de acertar na escolha do candidato ideal.
No caso do zelador convém informar aos condôminos, por escrito, sobre a troca e o nome do novo funcionário.

TREINAMENTO
Mesmo que você adminita alguém com muita experiência, um pouco de treinamento sempre será necessário. A reciclagem periódica desse treinamento é imprescindível.
Faça uma lista das tarefas mínimas de cada cargo, percorra o prédio juntamente com o zelador recém-admitido, apresente o pessoal do conselho, e outras providências.
O zelador é quem deve treinar, no local, os demais empregados, sob orientação da administradora ou síndico.

REMUNERAÇÃO
A remuneração dos empregados é uma equação complexa. O salário deve ser tal que corresponda a qualificação do empregado, ao seu desempenho e ao quanto o condomínio pode pagar.
Além do mais, deve haver um equilíbrio interno e externo. Internamente, o zelador ganha mais do que o porteiro, que ganha mais do que o faxineiro. Externamente, não se deve pagar nem muito acima nem muito abaixo do que pagam os outros prédios de mesmo porte da região.
As administradoras costumam realizar pesquisas salariais periódica para orientar os condomínios. Mas a decisão final é sempre do síndico.
Todo e qualquer reajuste salarial fora da data-base ( 1º de outubro), exceto as promoções, deve ser registrado como "Antecipação Espontânea Compensável", para salvaguardar o condomínio quanto aos reajustes futuros.
O SECOVI-SP é o sindicato que tem poderes legais para negociar pisos salariais e demais cláusulas econômicas e sociais com todos os sindicatos de empregados em edifícios no Estado. Ao término de cada negociação coletiva de trabalho, o SECOVI-SP envia cópia do acordo a cada condomínio e administradora cadastrados.

CAP.6 - FINAL DA HISTÓRIA - Voltar Índice

Após receber o texto do SECOVI-SP, e lê-lo atentamente, convidei os conselheiros para algumas reuniões e traçarmos um plano de trabalho.
Através de assembléias e comunicados, a vida no condomínio melhorou muito. Todos os equipamentos passaram a funcionar normalmente, os empregados ficaram satisfeitos com a política salarial, enfim, o condomínio tornou-se um centro de convivência de amigos que inclusive passaram a freqüentar as áreas de lazer, promover jogos, festas, e outras atividades.
O relacionamento com a administradora também foi aprimorado, após perceber qual é a função do síndico, qual é o papel da administradora, o que o síndico deve exigir em termos de serviços. A despesa mensal até baixou um pouco e a inadimplência quase não existe mais.
Filiei nosso condomínio ao SECOVI-SP e compreendi que o valor pago para a contribuição confederativa e assistencial é mais do que justo, em função do que se recebe em termos de informações.
O custo por apartamento é baixíssimo e as publicações que recebemos, além da consultoria jurídica, palestras com síndicos e o assessoramento nas negociações coletivas de trabalho, justificam plenamente a despesa.
Outro dia mesmo comentei tais fatos com meu colega de serviço (aquele que me apresentou o SECOVI-SP). Ele não ficou surpreso com o que aconteceu comigo, pois disse que também fora síndico e passara por isso.
Ainda ontem, tivemos uma assembléia para analisar proposta de pintura e conservação do edifício. Lembrei que, em três meses, vencera meu mandato. O tempo passou depressa. Já há um pequeno movimento de vizinhos propondo minha reeleição, mas agora eu sei como escolher um substituto e, creiam, salvo algumas exceções, não há no nosso prédio aquele medo de aceitar a função de síndico. Há várias pessoas dispostas a colaborar, pois, com orientação adequada e uma administradora eficiente, não há o que temer. E tudo graças ao meu colega de serviço e, principalmente, a orientação segura que venho recebendo do SECOVI-SP - O Sindicato dos Condomínios.
Ah, lembrei-me de mais uma coisa. Minha esposa gostou da experiência e até pratica ginástica duas vezes por semana, junto com outras vizinhas, dentro do programa de convivência que elas mesmas bolaram. Meu filho é o porta-voz das reivindicações da garotada e minha sogra, que diria, trocou o sorriso irônico de antigamente por outro mais sincero e agradável (a não ser quando perde na "caxeta"para a senhora do apartamento 43). Voltar Índice


Fonte: Secovi
http://www.secovi.com.br